Les nouvelles fonctionnalités d'IRISbox.

de Leila Agic

à Bernard Clerfayt, ministre du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'emploi et de la formation professionnelle, de la transition numérique et des pouvoirs locaux.

Question orale

Le rapport au gouvernement établi par Easybrussels sur la simplification administrative en Région de Bruxelles-Capitale indique que la plate-forme régionale Irisbox a connu un franc succès en 2019. En effet, pas moins de 200.000 utilisateurs uniques se sont enregistrés sur la plate- forme, sur un total de 545.000 ménages bruxellois. La plate-forme enregistre ainsi une croissance de 78 % par rapport à 2018.
Force est donc de constater que la simplification administrative et le gain de temps qu'offre le téléchargement de divers documents officiels sont des facteurs intéressants pour les Bruxellois.

En janvier 2020, vous avez répondu que les fonctionnalités suivantes seraient disponibles sur la plate-forme dans le courant de l'année : accès direct aux documents de la banque de données des actes de l'état-civil au format pdf, mise en place d'un système de prise de rendez-vous avec les administrations, demande de cartes de stationnement pour parking.brussels, accès à l'E-box depuis Irisbox, gestion des subsides Innoviris dans Irisbox, introduction de demandes de permis d'urbanisme en ligne et ajout d'une trentaine de démarches administratives par le biais de formulaires. En outre, la commune de Saint-Gilles a été pionnière en matière d'envoi des amendes administratives via la plate-forme Irisbox.

- Toutes les avancées annoncées il y a un an ont-elles été réalisées ?

- Dans la négative, que reste-t-il à faire aujourd'hui ? Disposez-vous d'un calendrier à cet égard ?
- Concernant les amendes administratives, l'autorité publique compétente reçoit-elle une notification lorsque la personne concernée a reçu et ouvert le document comportant l'amende administrative en question ?

- Le système pourrait-il s'avérer dangereux pour les personnes qui ne consultent pas régulièrement leur messagerie Irisbox ?
- La situation des personnes ne disposant pas des compétences techniques ou des moyens financiers permettant l'utilisation de l'Irisbox a-t-elle bien été prise en compte ?

- Qu'est-il prévu pour inclure ces personnes dans la démarche de numérisation administrative et, partant, pour lutter contre la fracture numérique ?

Réponse du Ministre

Votre question me permet de faire le point sur une avancée importante qui vise à assurer un meilleur service aux citoyens, en veillant à n'en oublier aucun. En ce qui concerne la progression des fonctionnalités reprises dans votre question, voici la situation point par point.

Concernant l’accès direct aux documents de la banque de données des actes de l'État civil au format pdf, le Centre d'informatique pour la Région bruxelloise (CIRB) en a finalisé le développement et nous attendons l’accord technique du pouvoir fédéral pour mettre l’outil à la disposition des citoyens.

Concernant la mise en place d’un système de prise de rendez-vous avec les administrations, la fonctionnalité a été intégrée à Irisbox par le CIRB et est déjà utilisée par huit communes. D’autres communes et administrations opèrent actuellement des tests en vue d’une utilisation dès le début de cette année. À ce jour, une dizaine de milliers de rendez-vous sont effectués par mois via Irisbox.

Concernant une plate-forme de demande de cartes de stationnement, le développement a été finalisé par le CIRB et est en phase de test pour la commune de Saint-Josse-ten-Noode ainsi que pour toutes les communes gérées par parking.brussels.

Concernant l’accès à l’eBox depuis Irisbox, la mise en production de ce service est prévue pour le début de l'année 2021. Le CIRB accuse un retard après avoir dû revoir la priorité de ses projets durant la crise du coronavirus, afin de répondre à des urgences dans d'autres départements.

Concernant l’envoi par les administrations de documents (factures, informations, etc.) aux citoyens à travers Irisbox, la mise en production de ce service est prévue pour le deuxième quadrimestre de 2021. À nouveau, le CIRB accuse ici un retard en raison de la révision de ses priorités durant la crise du coronavirus en 2020.

Concernant le traitement et la gestion des inscriptions scolaires dans Irisbox par les agents communaux, les inscriptions scolaires pour les parents sont déjà possibles via l’interface Irisbox et les déploiements dans les communes se sont poursuivis. Une nouvelle analyse a été démarrée à la suite de la demande de plusieurs communes, fin 2020, d'ajouter des fonctionnalités pour la gestion des inscriptions scolaires par les agents communaux. Le développement de ces nouvelles fonctionnalités est en cours.

La gestion des subsides Innoviris a bien été intégrée dans Irisbox, et le système fonctionne. Les demandes de permis d’urbanisme en ligne, quant à elles, ont été lancées début décembre. Enfin, près de trente démarches administratives ont été ajoutées au travers de formulaires.

Entre le 1er janvier et le 10 décembre 2020, date à laquelle cette réponse a été rédigée, le CIRB a ajouté 56 formulaires de démarches en ligne dans Irisbox.

En 2020, le CIRB a également travaillé sur les systèmes informatiques nécessaires à la mise en œuvre d’une série de primes liées au Covid-19 telles que les primes taxi, les primes aux établissements touristiques et l'octroi de prêts "loyer" aux entreprises.

Le CIRB a également conçu à l'attention des administrations communales une application permettant de numériser le changement d’adresse, et une autre pour les déclarations de décès. Ces deux applications ont été directement intégrées à la plate-forme Saphir utilisée par le service population des communes.

Le projet sur les sanctions administratives sera mis en production durant le deuxième quadrimestre 2021. Dès l'envoi d'un document, le citoyen sera automatiquement prévenu par courriel de la présence d’une facture et sera invité à payer celle-ci au moyen de l’interface de paiement sécurisée déjà intégrée à la plate- forme Irisbox.

Il n’y a pas de notification d’ouverture du document, à l’instar d’un courrier postal. Cependant, afin de s'assurer que le citoyen a reçu l'information, cet envoi nécessite au préalable qu'il opte favorablement pour ce service autorisant l’envoi électronique de documents par l’administration. Il s'agit d'un système similaire à Tax-on-web qui, pour passer de l'envoi papier à l'envoi électronique, requiert une adresse électronique et un choix de l'utilisateur. Il conviendra dès lors de prévoir, d'une part, une option par laquelle les citoyens feront le choix de la version papier ou électronique et, d'autre part, un engagement légal à considérer la date de réception du document par Irisbox comme date de début de la facture.

Le CIRB a bien conscience du problème de l'inclusion numérique. Nous avons déjà mis en place plusieurs actions visant à permettre l'accès, à accompagner ou à former les citoyens à l'utilisation des services publics numérisés.

La première action a été de former les animateurs multimédias des espaces publics numériques (EPN) - dont Irisbox, mais également d'autres boîtes numériques comme My Actiris, MyTax en Région bruxelloise, eBox, Mon Dossier, Fix My Street et le portail eSanté - afin qu’ils puissent accompagner par la suite les citoyens dans leurs démarches. L'idée est donc de former les formateurs.

Le Centre d'informatique pour la Région bruxelloise (CIRB) a également collaboré au projet "Simplifions ensemble" organisé par l’Espace Cultures & Développement (ECD), en partenariat avec Easybrussels. Ce projet avait pour but de former les fonctionnaires communaux potentiellement en contact avec les citoyens - avec des formations menées au sein des administrations communales -, et de former les citoyens directement - avec des formations sur des places publiques ou des marchés - à différents services publics numériques dont Irisbox.

Dans le cadre de ces formations, des manuels d’utilisation ont été rédigés à destination des publics fragilisés numériquement parlant. Ces manuels sont à la disposition des citoyens sur le portail régional be.brussels. La page, mise en ligne pendant le premier confinement, contient également les coordonnées du helpdesk Irisline du CIRB, qui peut aider le citoyen dans l’utilisation d’Irisbox.

Enfin, je vous annonce depuis quelques semaines le dépôt au gouvernement d'un plan d'appropriation numérique, qui prévoit une série d'actions de sensibilisation de publics plus précarisés ou en retard en matière d'appropriation des compétences nécessaires à l'utilisation de ces services numériques.

Je tiens néanmoins à préciser qu’il n'existe aucune exclusivité numérique, ce qui signifie que tous les services existent toujours en version papier à domicile. On peut également accéder à ces services en contact direct au guichet, avec l'accompagnement des fonctionnaires, ou encore par téléphone. Nous veillons à ce que toutes les procédures soient disponibles en ligne, mais celles-ci sont toujours disponibles en version physique.

Réplique de Mme Agic

Merci pour ces perspectives. Il s'agit d'un plan important, car personne ne doit être laissé pour compte. Nous nous réjouissons d'apprendre, notamment, que de nouveaux formulaires ont été ajoutés et que le système a été utilisé dans le cadre des primes Covid-19. Il est impératif que nous ayons une longueur d'avance à cet égard.
Le travail s’est poursuivi dans certains cas et a été ralenti dans d'autres. J'espère que nous pourrons aboutir dans l'année qui vient, car il importe de pouvoir faire ces démarches en ligne. Nous resterons attentifs à ces questions, aux améliorations qui seront apportées et à la poursuite de la promotion de ces services auprès de la population.